60年老牌的广东省规划院:用蓝凌智慧OA赋能“业财行技”

设计资讯
发布日期
2019-12-05 16:29
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作为典型的技术、知识密集型组织,勘察设计院大多通过项目制经营业务,尽管借助相关系统,让协作效能有所提升,但面对越来越激烈的行业竞争,企业对数字化管理提出了更高的要求:

◆ 如何拉通商机、合同、应收、产值管理等流程,赋能项目经营一体化高效管控?

◆ 如何变“人找事”为“事找人”,让院领导、设计师等通过角色门户轻松、快速协作?

◆ 大量专家经验、项目成果等知识资产,如何盘活、复用,赋能科研与技术创新……

作为广东省唯一的省级规划设计院,广东省城乡规划设计研究院(下称“规划院”)的信息化实践案例对于解决上述难题有一定的借鉴意义。

 

 

▲广东省城乡规划设计研究院(图片来源:企业官网)

广东省城乡规划设计研究院始创于1958年,是广东省住房和城乡建设厅直属事业单位,具备城乡规划、建筑工程设计、市政行业(道路工程)设计等资质和资信,近年来有300余项规划设计、工程设计及研究成果荣获国家、部级和省级优秀设计奖。

规划院携手蓝凌,围绕“综合强院”的建设总目标,依托全院现有办事流程、规章制度和知识智库,深入推进“互联网+科研型”研究院建设,促进“综合办公、项目管理、知识管理”共建共享共用相结合,提升院所管理的精准化、个性化和智慧化水平,实现跟财务打通的业财行技一体化管理,实现“闭环、穿透、融合、共享”的管理目标。

 

 

 

▲方案规划图

项目经营全程管控,打通业财行技一体化管理

大型规划设计院所,项目多、体量大、周期长、投资大,涉及项目立项、合同管理、项目实施、采购/分包、售后/运维、回款等多个环节,如何将这些环节全面打通一直是设计院所的难题所在。规划院携手蓝凌,通过建设供应商管理、项目管理、合同管理、投标管理、费控管理等多个平台,梳理、规范相应流程并进行数据联通,全面打通业务、财务、行政、技术一体化管理。

 

 

▲业财行技一体化总体模型

1.   项目管理标准化,推进目标高效达成

针对设计院所项目化运营的特点,结合企业的实际需求,规划院携手蓝凌梳理、规范了项目立项、指令项目申请、项目资料借阅、项目设计计划、项目阶段成果审查、项目成果交付等近百项流程,覆盖项目全生命周期管理,支撑项目管理标准化、精细化,推进项目目标高效、顺利达成。相关院领导可以通过项目管理平台查询所分管的项目,及时掌握项目状态、项目处理人等信息。

 

 

▲项目设计计划流程表单

2.   合同管理在线化,提升效率保障合规

规划院业务细分种类多,包括规划合同、行政合同、建筑合同、技术咨询合同等多类合同。通过构建合同管理平台,支持各类合同起草、审核、签署、履约、变更、归档等全周期在线进行,并进行全程电子化留痕记录,提升效率,保障合规性。

 

 

▲规划合同表单

3.   费控管理一体化,保障费用支出透明合理

项目运行全过程中涉及到资金计划、费用报销、开票、收款等费用相关环节。通过梳理、规范借款申请、投标及履约保证金费用支付申请、费用报销、费用预算等多项流程,搭建费用管理、预算管理平台,实现财务审批事项信息化和规范化,提升财务审批效率,保障费用支出更透明、更合理。

 

 

▲费用借款单

部署多领域协同应用,提升综合办公效率

规划院下辖多个职能部门、设计研究部门与分支机构,通过携手蓝凌构建门户管理、流程管理、资源管理等多类应用,全面提效跨部门、跨机构间的流程协作、信息互通、资源共享。

1.   15大多角色门户,满足个性化办公需求

基于门户引擎,根据不同角色的需求,构建信息门户、知识中心、院领导、行政部、设计部门、党群部、新人门户等15个门户,统一办公入口,配置相应资讯、流程、应用,满足全员个性化办公需求。

 

 

▲信息门户

2.   梳理8大类流程,提效跨组织协作

规划院携手蓝凌,梳理、规范了行政管理、人力资源、财务管理、IT管理、项目过程、规划类项目ISO表单、工程类项目ISO表单、科研课题阶段8大类共近100项流程并E化落地,全面提效跨组织跨部门流程流转,赋能业务高效运营。无论是设计过程变更、文件及图纸审定,还是评审会议记录、设计出图检查,均可通过相应流程进行快速申请、审批。

 

 

▲流程管理平台

3.   多类资源集中管理,用车、借书更便捷

通过打造固资管理、车辆管理、图书管理等多个平台,实现对各类资产的集中统一管理。员工需要用车、借书,提交相应流程,管理人员即可根据系统信息进行统一调度、分配,便捷又高效。

 

 

▲图书管理平台

构建知识中心,盘活60多年知识资产

规划院作为知识、技术密集型企业,建院60多年来积累了大量的知识经验、项目成果。通过构建集智能搜索、知识仓库、知识排行、知识积分、知识问答等多项应用于一体的“知识中心”,支撑知识快速查找、共享,盘活知识资产,加强知识利用率,赋能业务的发展。

 

 

▲知识仓库

1.   打造 “六库全书”,沉淀60年知识成果

知识仓库涵盖市场经营库、项目知识库、项目成果库、专业知识库、管理知识库、科技创新库共6大知识库,方便员工根据知识库类别进行知识的共享、查找。譬如,项目人员需要查询过往项目的经验,进入项目成果库即可快速查找,支撑项目高效推进。

 

 

2.   建立知识排行榜,激发全员参与热情

根据个人、团队知识的应用情况,蓝凌为规划院构建了相应的积分激励体系,并根据积分建立相应的知识应用排行榜,以激励用户持续不断地参与到知识应用中,推动知识管理更好地进行。

 

 

▲知识排行榜

落地3大价值,借蓝凌OA打造智慧设计院所

全新一体化综合管理平台,全面提升了规划院综合管理水平,帮助企业实现了3大方面的价值:

● 项目全程管控,提升市场经营能力

构建项目管理、合同管理、费控管理等多类平台,支撑项目经营全过程管理,实现业财行技一体化,支撑项目目标高效达成,提升市场经营水平。

● 部署多类协同应用,提升综合管控水平

部署流程管理、门户管理、图书管理、公文管理、会议管理等多类应用,支撑跨组织跨部门高效协作,提升综合管控水平。

● 盘活60多年知识资产,赋能科技创新

构建知识仓库,沉淀知识资产,助力知识快速共享、查找、复用,进一步促进知识的创新。

关于蓝凌

蓝凌软件成立于2001年,数字化工作专业服务商,阿里钉钉唯一投资的OA厂商,阿里云知识管理与协同领域首家战略合作伙伴,为大中型企业及成长型组织,提供智能办公、移动门户、知识管理、数字运营、财务共享、专有云等一体化解决方案;先后助力华为、万科等10000家知名企业实现了智慧管理与高效办公的工作变革。

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责编:春林
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